Potentialanalyse : Einsatz Eines Dokumenten Management Systems (Dms) Im Vertrieb Eines Groáunternehmens

Der Anlass fr das gewhlte Thema war ein zehnmonatiges Praktikum in der kaufmnnischen Abteilung einer Firma aus der Automobilbranche. Das Unternehmen bietet kombinierte Dienstleistungen fr Nutzfahrzeuge an. Die Aufgabe des Praktikums war die Gestaltung einer DMS-Lsung im Vertriebsbereich. Die Entscheidung fr ein DMS wurde ohne eingehende Voruntersuchung gefllt. Die fehlende Potentialanalyse wird im Rahmen der Studie durchgefhrt, um den Nutzen eines DMS-Einsatzes nher zu betrachten. Aus der Praktikumssicht knnen Grnde fr die Aktualitt und wirtschaftliche Bedeutung des Themas abgeleitet werden. Allgemeine zutreffende Grnde sind stndig wachsende Datenmengen, lange Bearbeitungszeiten von Dokumenten und steigende Kosten fr die Archivierung von Dokumenten. In der kaufmnnischen Abteilung sind ineffiziente komplexe Geschftsprozesse und ineffektive Kommunikation offensichtliche Problemfelder. Die Aufgaben-/Problemstellung wird aus zwei Ebenensichten (strategisch, operativ) betrachtet. Generelle Ziele sind die Bewertung der Geschftsstrategie und Ermittlung der Wirtschaftlichkeit. Die Detailziele werden durch die Verwendung der jeweiligen Methode festgelegt. Die Geschftsstrategie wird mit der Balanced Scorecard bewertet. Die Wirtschaftlichkeit wird durch Anwenden der Prozessanalyse, Time-Saving Time-Salary-Methode, Hedonistische Methode und Kosten-Nutzen-Analyse ermittelt. Der erste Schritt bei der Potentialanalyse ist die Ist-Analyse. Auf der Strategieebene werden die Geschftsstrategie und das Umfeld der Geschftsprozesse mittels Balanced Scorecard untersucht. Operativ werden die wesentlichen Geschftsprozesse auf Nutzenpotentiale untersucht.